Od 1. ledna 2027 budou všechny obce jako veřejnoprávní původci povinny vykonávat spisovou službu v elektronické podobě prostřednictvím elektronického systému spisové služby (eSSL). Tato povinnost se vztahuje i na obce I. typu s malým počtem obyvatel.

Právní úprava současně rozlišuje mezi:

• povinností vést spisovou službu elektronicky a
• povinností používat atestovaný elektronický systém spisové služby.

Povinnost využívat atestovaný eSSL se vztahuje zejména na obce se stavebním nebo matričním úřadem. Pokud Vaše obec tyto agendy nevykonává, nebude mít povinnost používat atestovaný systém, avšak i Vámi používaný systém musí splňovat požadavky právních předpisů upravujících výkon spisové služby.

Současně doporučujeme věnovat pozornost také aktualizaci spisového a skartačního řádu a skartačního plánu. Od roku 2027 již nebude používán skartační znak „V“, a proto bude nutné stávající skartační plán upravit tak, aby dokumenty byly nově zařazeny pod skartační znak „S“ nebo „A“.

Podle § 66 zákona o archivnictví a spisové službě, je obec povinna vydat spisový a skartační řád, jehož součástí je i skartační plán. Zákon nestanoví, že by tento dokument muselo schvalovat zastupitelstvo obce. Jedná se zpravidla o vnitřní předpis obecního úřadu, který zpravidla vydává starosta, případně tajemník obecního úřadu, je-li zřízen, lze připustit i schválení radou obce v rámci zbytkových pravomocí.

Zastupitelstvo obce může tento dokument schvalovat pouze tehdy, pokud si tuto pravomoc samo vyhradí nebo pokud tak stanoví vnitřní organizační pravidla obce.