Od 1. ledna 2027 budou všechny obce jako veřejnoprávní původci povinny vykonávat spisovou službu v elektronické podobě, ledaže by zvláštní povaha jejich působnosti odůvodňovala výjimku podle § 63 odst. 3 zákona o archivnictví a spisové službě. V praxi to znamená, že spisová služba bude vedena v elektronických systémech spisové služby (eSSL), které musí splňovat požadavky archivního zákona, prováděcí vyhlášky č. 259/2012 Sb. a Národního standardu. Přechod na elektronickou spisovou službu je vhodné řešit s dostatečným předstihem, protože nejde pouze o pořízení softwaru, ale také o nastavení procesů a proškolení zaměstnanců.

Právní úprava současně rozlišuje mezi:

• povinností vést spisovou službu elektronicky a
• povinností používat atestovaný elektronický systém spisové služby.

Povinnost využívat atestovaný eSSL budou mít mimo jiné kraje, hlavní město Praha a dále obce s pověřeným obecním úřadem, obce se stavebním úřadem nebo s matričním úřadem. Naproti tomu obce, které tyto agendy nevykonávají (typicky obce I. typu), budou rovněž povinny vést spisovou službu elektronicky, avšak bez povinnosti atestace systému. I v jejich případě však musí používaný systém splňovat všechny zákonné a technické požadavky.

Využití atestovaného eSSL lze však jednoznačně doporučit. Pokud obec nevyužívá atestovaný eSSL, nese plnou odpovědnost za to, že jí používaný systém (byť jednodušší či vlastní) splňuje veškeré aktuální legislativní a technické požadavky, včetně souladu s Národním standardem. To v praxi znamená nutnost průběžně sledovat změny právní úpravy a tyto změny promítat do vnitřních procesů a používaných nástrojů. Za zajištění souladu výkonu spisové služby s právními předpisy odpovídá vždy obec jako veřejnoprávní původce.