Obecné požadavky na formální podobu podpisu nejsou právními předpisy výslovně upraveny. Podpis však musí splňovat svou identifikační a autentizační funkci, což znamená, že z něj musí být zřejmé, kdo dokument podepsal a v jaké funkci tak učinil. Zároveň platí, že podpis musí být vlastnoruční, pokud zákon výslovně nepřipouští jiný způsob podepisování.

Místostarosta je oprávněn zastupovat starostu v době jeho nepřítomnosti, pokud je jediným místostarostou. V případě, že obec má více místostarostů, je nezbytné, aby zastupitelstvo určilo, který z nich bude starostu zastupovat.

Právními předpisy obce jsou obecně závazné vyhlášky, vydávané v samostatné působnosti obce a schvalované zastupitelstvem obce, a nařízení obce, která jsou vydávána v přenesené působnosti a schvalována radou obce, případně zastupitelstvem obce, pokud se rada obce v obci nevolí. Tyto právní předpisy musí být vždy podepsány starostou a místostarostou. Při jejich podpisu se zpravidla dodržuje hierarchické pořadí funkcí, přičemž starosta má přednostní postavení.

Místostarosta je dále oprávněn podepisovat zápisy a usnesení z jednání zastupitelstva obce společně s ověřovateli. Zápisy a usnesení ze schůzí rady obce podepisuje místostarosta společně se starostou, případně může tyto zápisy namísto místostarosty podepsat jiný pověřený člen rady obce.

Právní předpisy nestanoví povinnost, aby zápisy ze zasedání zastupitelstva byly podepisovány současně starostou i místostarostou – postačuje podpis jednoho z nich (vedle podpisů ověřovatelů). Současně však zákon nebrání ustálené praxi, kdy dokument podepisují oba. Z uvedeného vyplývá, že absence podpisu jednoho z nich v případě jeho nepřítomnosti nemá právní následky. Pokud starosta či místostarosta na zasedání zastupitelstva nebyl přítomen, je logické, že zápis nebude podepisovat.

Používání zkratky „v z.“ ve smyslu „v zastoupení“ není výslovně právně upraveno. Internetová jazyková příručka k tomu uvádí, že: „zkratka v z., vz. (= v zastoupení) se uvádí před jménem a příjmením pověřené osoby (v z. Mgr. Vít Vrána), a to nad vytištěným jménem a příjmením zastupovaného.“ Z výše uvedeného vyplývá, že obě varianty jsou správné, ale "v z." se v úředních dokumentech používá častěji, kdy se uvádí před jménem pověřené osoby.

Pod vlastnoručním podpisem místostarosty by mělo být čitelně, nejlépe strojově, uvedeno jeho celé jméno a funkce. Toto opatření není zákonnou podmínkou platnosti podpisu, avšak slouží k jednoznačné identifikaci podepsané osoby a její funkce. Uvedení těchto údajů přispívá k právní jistotě a transparentnosti při výkonu veřejné správy.

Závěrem konstatujeme, že právní předpisy nestanoví závaznou formu podpisu. Klíčové je, aby bylo zřejmé, že místostarosta jedná v rámci svého zákonného oprávnění zastupovat starostu. Použití zkratky „v z.“ či jiných formálních náležitostí podpisu je otázkou administrativní praxe a není podmínkou platnosti dokumentu.